マンション管理の東洋グリーン建物株式会社
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マンション管理Q&A


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マンション管理関連の規定や規則について

改正個人情報保護法(個人情報の保護に関する法律)が施行されました。マンション住民の名簿を取り扱う管理組合もこの法律の適用対象になったということですが、管理組合として改めるべき点を教えてください。
   

この法律は法人だけでなく非営利組織も対象です。改正前は個人情報の取り扱い数が5000以下の個人情報取扱事業者は適用から除外されていましたが、この規定が廃止されたため、居住者(組合員)の名簿などを管理するマンションの管理組合も、2017年5月30日から個人情報保護法の適用を受けることになりました。
改正点の中から、管理組合が留意すべき点をチェックしてみましょう。

内閣府の外局に個人情報保護委員会を新設
個人情報保護委員会の示す「事業者が守るべきルール」に従って、マンションの区分所有者の個人情報を取り扱うことが求められます。今後、同委員会から発信される情報をキャッチすることも大事です。

個人情報の取り扱い基本ルール
下記の5つが基本となります。
@個人情報を取得するときは利用目的を特定して、通知または公表し、その範囲内で利用する。
A通知した利用目的と異なる目的で利用したい場合は、本人の同意を得る。
B漏えいや紛失などがないよう安全に保管・管理する。
C個人情報を第三者へ提供する時は、本人の同意を得る。
D本人から開示などの請求があった場合はこれに対応する。

取得時に利用目的を示し、利用はその範囲内で
管理組合規約に名簿作成の条項が入っている場合でも、組合員名簿や居住者名簿を作成する場合は、配布する名簿作成用紙に、利用目的を明記します。
利用目的は「居住者名簿の作成のため」「マンション管理に関わる業務遂行や事務連絡のため」「災害発生時の安全確認のため」「独居者の安否確認のため」など具体的なものでなくてはなりません。名簿の管理や取り扱いに関する規定を作成し、可能性がある複数の目的を列記しておくなどの対応が必要です。

災害時に備えて相互扶助体制づくりをする場合、見守りが必要な高齢者リストなど、組合員名簿とは別に名簿を作成する場合は、総会等で決議するだけではなく、改めて本人の同意を得ます。

今回の改正法に新たに導入された「要配慮個人情報」は、人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報、身体障害・知的障害・精神障害等を指します。不当な差別や偏見が生じないよう取り扱いに特に配慮を要するものです。
取得する時は、要配慮個人情報の利用目的を具体的に通知するだけでなく、同意を得ます。

保管する時は安全管理を徹底
紙で管理する場合は、鍵のかかる引き出しなどで保管します。
パソコンなどで管理する場合は、ファイルにパスワードを設定し、ウイルス対策ソフトを導入します。
名簿は常に正確で最新の内容にするよう努め、不要となったデータは速やかに消去します。
パソコン上のデータで管理する場合はとくに、最新のデータの確定を定期的に行い、転入者、転出者に注意します。

第三者へ提供する場合は本人の同意が必要
個人情報を第三者へ提供する時は、本人の同意を得ることが必要です。その上で、第三者に提供する時には、提供に携わった人の氏名、事業者および直接の受領者の氏名、名簿の様式(紙かパソコンデータか)、日時、場所等を記録します。記録は一定期間保存します。
管理組合が管理会社等へ名簿の管理を委託する場合は、利用や管理などについて取り決めておくことも必要です。

開示請求などへ対応
組合員本人から本人の個人情報の開示請求があった場合は、管理組合は開示に対応しなければなりません。苦情などには適切・迅速に対応します。個人情報についての問い合わせ方法などのルールを決めておくとよいでしょう。

管理組合は、組合員の一定の個人情報を管理する必要がありますが、プライバシーの侵害になる恐れも十分に考慮し、いっそう注意深く取り扱うことが求められています。名簿などの個人情報の取り扱いについて、利用目的、管理・保管方法、閲覧や開示、第三者提供の制限、守秘義務、問い合わせ方法などを細則で定めておくとよいでしょう。